Περιεχόμενα
Ρύθμιση αυτόματων απαντήσεων (Autoresponders) στο email
Εισαγωγή
Η λειτουργία των αυτόματων απαντήσεων (Autoresponders) στα email σας επιτρέπει να στέλνετε αυτόματα προκαθορισμένα μηνύματα σε όσους σας στέλνουν email. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν θέλετε να ενημερώνετε τους αποστολείς ότι δεν είστε διαθέσιμοι, για παράδειγμα κατά την περίοδο διακοπών ή όταν λαμβάνετε μεγάλο όγκο μηνυμάτων.
Πότε χρειάζεται αυτή η λειτουργία
- Όταν βρίσκεστε σε άδεια ή διακοπές και θέλετε να ενημερώσετε τους αποστολείς για την απουσία σας.
- Για να επιβεβαιώσετε την παραλαβή ενός email με αυτόματο μήνυμα.
- Όταν θέλετε να παρέχετε βασικές πληροφορίες ή οδηγίες στους αποστολείς χωρίς να χρειάζεται να απαντάτε χειροκίνητα.
Αναλυτικά βήματα για τη ρύθμιση στο cPanel
- Ανοίξτε τον browser σας και επισκεφθείτε το https:/.to-domain-mou.gr. Σημειώστε ότι το to-domain-mou.gr είναι παράδειγμα και πρέπει να το αντικαταστήσετε με το δικό σας domain.
- Κάντε είσοδο με το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας.
- Στην αρχική σελίδα του cPanel, εντοπίστε και επιλέξτε την ενότητα Email και μετά κάντε κλικ στο Autoresponders.
- Πατήστε το κουμπί Προσθήκη Αυτόματης Απάντησης (Add Autoresponder).
- Συμπληρώστε τα πεδία της φόρμας:
- Επιλογή χαρακτήρων (Character Set): Συνήθως επιλέγουμε
utf-8για υποστήριξη ελληνικών χαρακτήρων. - Επιλογή χρόνου (Interval): Ο χρόνος σε ώρες που θα περιμένει το σύστημα πριν στείλει ξανά αυτόματη απάντηση στον ίδιο αποστολέα.
- Email: Η διεύθυνση email για την οποία θέλετε να ενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση.
- Όνομα αποστολέα: Το όνομα που θα εμφανίζεται ως αποστολέας της αυτόματης απάντησης.
- Θέμα: Το θέμα του αυτόματου email.
- Μήνυμα: Το κείμενο που θέλετε να στέλνεται αυτόματα. Μπορείτε να γράψετε ένα ευγενικό και σαφές μήνυμα.
- Επιλογή χαρακτήρων (Character Set): Συνήθως επιλέγουμε
- Αφού συμπληρώσετε όλα τα πεδία, πατήστε Δημιουργία/Προσθήκη (Create/Submit) για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση.
- Μπορείτε να δοκιμάσετε στέλνοντας ένα email στη διεύθυνση για να επιβεβαιώσετε ότι η αυτόματη απάντηση λειτουργεί σωστά.
Συχνά λάθη ή προβλήματα
- Λανθασμένη διεύθυνση email: Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει σωστά τη διεύθυνση email για την οποία θέλετε να ενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση.
- Μήνυμα πολύ μεγάλο ή με μη υποστηριζόμενους χαρακτήρες: Χρησιμοποιήστε απλό κείμενο και το πρότυπο
utf-8για να αποφύγετε προβλήματα κωδικοποίησης. - Δεν λαμβάνονται αυτόματες απαντήσεις: Ελέγξτε αν υπάρχει ενεργό φίλτρο ή κανόνας που μπλοκάρει την αποστολή των αυτόματων απαντήσεων.
- Πολύ συχνές απαντήσεις στον ίδιο αποστολέα: Ρυθμίστε το πεδίο Interval ώστε να μην αποστέλλονται αυτόματα μηνύματα πολύ συχνά στον ίδιο χρήστη.
Συμβουλές / Σημειώσεις
- Προσπαθήστε να κρατήσετε το μήνυμα σύντομο, ευγενικό και σαφές.
- Ενημερώστε για το χρονικό διάστημα που θα είστε εκτός ή πότε θα απαντήσετε.
- Αποφύγετε να συμπεριλάβετε προσωπικά ή ευαίσθητα δεδομένα στο αυτόματο μήνυμα.
- Εάν χρειάζεστε διαφορετικά μηνύματα για διαφορετικές περιόδους, φροντίστε να απενεργοποιείτε ή να τροποποιείτε την αυτόματη απάντηση ανάλογα.